win7系統(tǒng)下Excel和Word如何實(shí)現(xiàn)下拉列表選擇錄入【圖文】

    很多win7系統(tǒng)用戶經(jīng)常會(huì)使用到辦公軟件Word或Excel進(jìn)行錄入工作，而對于一些項(xiàng)目相對固定的輸入，比如性別的輸入，職稱的輸入等，如果用下拉列表選擇項(xiàng)目的方式錄入，要比手工輸入方便得多。如何實(shí)現(xiàn)呢？

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一、Excel中實(shí)現(xiàn)下拉列表選擇錄入

    實(shí)例描述：在人員信息錄入表中，比如性別要填“男”或“女”，政治面目要填“群眾”或“黨員”，職稱要填“中學(xué)高級(jí)、中學(xué)一級(jí)、中學(xué)二級(jí)、員級(jí)”中的一項(xiàng)，這些都是非此即彼的錄入，所以制作一個(gè)下拉選項(xiàng)直接選擇就可省去手工重復(fù)錄入。
    1、首先，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容；

    2、然后，選定要使用下拉列表選擇輸入的區(qū)域，再點(diǎn)“數(shù)據(jù)→有效性”命令；

    3、在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”欄中選擇“序列”；

    4、在“來源”欄中點(diǎn)擊右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域選擇按鈕，用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格；

    5、最后單擊“確定”返回（圖1）。

    此時(shí)只要用鼠標(biāo)點(diǎn)中區(qū)域中的任一單元格，都會(huì)在單元格的旁邊出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，單擊箭頭，會(huì)顯示出所有的設(shè)置序列，我們只要從中單擊所需的項(xiàng)目即可完成錄入（圖2）。

二、Word中實(shí)現(xiàn)下拉列表選擇錄入

    在Word中我們有時(shí)也需要在表格中添加一些非彼即此的數(shù)據(jù)，但在Word中卻沒有數(shù)據(jù)的有效性設(shè)置，我們可以換一下思路來實(shí)現(xiàn)。

    實(shí)例描述：在Word文檔的表格中填寫相應(yīng)的年級(jí)和對應(yīng)任教學(xué)科，年級(jí)包括高一年級(jí)、高二年級(jí)、高三年級(jí)，學(xué)科包括語文、數(shù)學(xué)、外語等。
    在Word中下拉型窗體域通常用于非此即彼的選擇場合。我們設(shè)計(jì)的這個(gè)表格，在“任教學(xué)科、所屬年級(jí)”中就可以使用下拉型窗體域，用戶在填寫表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定，不必進(jìn)行輸入，省去了重復(fù)輸入的麻煩。
    1、首先，插入下拉型窗體域。將鼠標(biāo)移到指定位置，比如“所屬年級(jí)”下面的單元格；

    2、點(diǎn)“視圖→工具欄→窗體”，彈出“窗體”工具欄；

    3、點(diǎn)“下拉型窗體域”按鈕（圖3）。

    窗體域插入后，單元格中會(huì)顯示出一個(gè)小方塊（在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示陰影）。窗體域底紋只在屏幕上顯示，用于提醒用戶該域的具體位置，并不會(huì)被打印出來。雙擊插入的窗體域，在彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”中“下拉項(xiàng)”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項(xiàng)。選中“啟用下拉列表”項(xiàng)，點(diǎn)“確定”按鈕即可（圖4）。

    這樣一個(gè)單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了，下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來完成。依次類推，完成其他項(xiàng)的域插入工作。

    然后，保護(hù)窗體。下拉型窗體域插入完成之后，單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕，這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的其他地方都無法進(jìn)行修改。此時(shí)用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格，在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉小箭頭按鈕，點(diǎn)擊該按鈕會(huì)彈出下拉列表，在其中選擇即可。全部選擇好后，再點(diǎn)“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。

    這樣，就能很快的完成數(shù)據(jù)的填入了。只是有些不太完美的地方，就是解除鎖定后，在視圖上窗體文字周圍有邊框，但是打印出來是沒有的。更多精彩的內(nèi)容請繼續(xù)關(guān)注系統(tǒng)城官網(wǎng)tianlula14.cn。